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碎片化办公与移动办公时代,印象笔记为你提升效率

吴礼平 发布于 2018-02-28
导读:碎片化时代的工作,推荐使用印象笔记。有网络的地方,工作就能同步;一键剪藏、笔记搜索、PDF标注、一键演示,许多实用功能更能提升工作效率。

早在N年以前,我们就步入了多设备终端的时代:办公室有一台电脑,家里有台式机,还有笔记本、平板电脑,以及手机。

由此导致我们的办公常常是碎片化的,一个任务,可能是在办公室里做一点,回家后继续再完成一些,出门在外的时候,还可能需要在笔记本上或者手机上继续。

碎片化时代怎么完成工作?

如何在这么多设备和场景中完成工作任务?常用的方法有 3 种。

方法1:将工作文档直接存放在U盘或者移动硬盘里

这是最为传统的方法了,自己手动复制、粘贴文件到U盘或移动硬盘中,简单、直接。这方法的缺陷可能很多人都体验过:做了一半的工作,结果忘了拷贝到U盘里,于是就陷入叫天天不应叫地地不灵的境地。

所以有些人担心忘了同步工作进度,就直接在U盘里编辑文档,编辑之后直接单击保存。然而,下次打开这个文档的时候可能出现闹心的一幕:

icon文件已损坏,无法打开
文件已损坏,无法打开

原因比较复杂,这里不探讨。只需要切记一点:直接在U盘里编辑文档是非常不靠谱的行为。比较稳妥的做法是将U盘里的文档复制到硬盘中进行编辑,保存后关闭Office(Word/Excel/PowerPoint等)软件,再将文档拷贝到U盘里。

不过直接编辑移动硬盘里的文档一般不会发生上面的问题。但是移动硬盘中装的一般是笔记本机械硬盘碰撞、跌落后极易损坏。由于移动硬盘容量都比较大,一般都在1TB以上,里面存放的文件往往也非常多,一旦不小心受到碰撞,或者从办公桌上跌落下来导致整个硬盘损坏,就欲哭无泪了——硬盘有价,数据无价

所以一句话总结这种方法,就是繁琐、不靠谱。

方法2:将工作文档保存在网盘中

这个方法可以很好地规避忘记同步U盘(或移动硬盘)以及U盘(或移动硬盘)意外损坏的风险。无论走到哪里,只要有网络,工作就能继续。在各种网盘/云盘出现之前,我就通过电子邮箱这么做了。

金山快盘推出之后,我非常喜欢它的自动同步功能,修改文档之后就会自动同步到云盘中。这让我一度十分依赖金山快盘。可是在2016年8月16日,金山快盘宣布关闭快盘服务了。

后来我选择使用百度网盘、以及腾讯的微云。尤其是微云,体验还不错,支持文件夹同步,除了每天有上传下载流量限制这一点让人不爽——我用了2个多月的时间,才将电脑中与工作有关的1TB左右的文件全部上传到微云上。

在使用网盘做同步的时候也会遇到蛋疼的时候。我的工作文件夹中有20多万个文件(这里包括很多图片、文档、电子书、视频),9000多个文件夹,都可能会用到,所以同步目录就只好设置为整个工作文件夹。每次保存工作进度后进行同步,需要很长的时间去扫描文件变动,这个扫描时间一般要持续5分钟甚至更久,无法忍受。

所以现在网盘基本只作为我的仓储盘备份盘,平时用的最多的文档编辑工作,采用的是下面的方法——使用云笔记。

方法3:使用云笔记

我是从2013年开始接触和使用印象笔记的。当时也用过国产软件网易的“有道云笔记”,以及微软的“OneNote”等云笔记软件,目的是做一比较,但最终我选择了印象笔记Evernote)。

OneNote是个很好的产品,编辑功能强大。作为Office套件之一,OneNote可以与其他Office组件很好地合作。但是有一个问题让我果断放弃了它——它在国内没有数据服务器,因为有伟大的“墙”的阻隔,我无法很好地进行数据同步

短暂使用过有道云笔记,和印象笔记相比,界面颜值比较低,不太讨喜。其实最主要的原因还是因为网易的产品线比较混乱会员价格偏高(目前198元/年),而且有道云笔记在3.8版本后去掉了导出到Evernote的功能,担心哪一天网易突然像金山快盘一样停止服务,那时要将笔记保存到印象笔记,就只能一条一条复制粘贴了。

印象笔记(Evernote)的特色

 印象笔记具有其他云笔记类应用的普遍功能,如多设备同步,笔记分组,不同的笔记本的名称可以用不同颜色来区别,这一点在笔记比较多的情况下很有用。

icon印象笔记-界面
印象笔记-界面
资源描述:左侧三级目录,依次是笔记本(根目录)、笔记组和笔记本。常用的笔记本名称可以认为设置不同的颜色以增加区分度。

除此之外,还有很多我特别喜欢的特色功能,包括:

  1. 插入的文档可以直接编辑,无需另存
  2. 网页内容一键剪藏
  3. 简单实用的任务清单
  4. 强大的搜索功能,可直接搜索Word、PDF等附件
  5. PDF 文档直接查看和标注
  6. 一键演示省工省力
  7. 高级账户价格实惠

1.插入的文档可以直接编辑,无需另存

工作文档可以直接拖放或插入到笔记编辑器中,双击即可打开进行编辑,保存后就能自动同步。这个功能就如同使用云盘差不多,但是文档更具有组织性。

icon印象笔记:直接插入文档附件
印象笔记:直接插入文档附件
资源描述:直接插入文档,双击可直接打开和编辑。

2.网页内容一键剪藏

这是我最喜欢的一个功能。只需要给浏览器安装一个“印象笔记·剪藏”的扩展(插件),在阅读网页的时候觉得有些文章不错,想保存下来,就不需要去复制粘贴了,只用点击浏览器工具栏中大象图标的“剪藏”,就可以将网页内容保存到我的印象笔记库中。

剪藏的时候有几个选项,可以剪藏网页正文/隐藏广告/整个页面/网址/屏幕截图,我一般选择网页正文或者隐藏广告,这样其他无关的内容可以自动剔除,保证内容的纯净。

icon印象笔记-剪藏功能浏览器扩展
印象笔记-剪藏功能浏览器扩展
资源描述:安装“印象笔记·剪藏”插件(扩展),可一键将网页内容保存到笔记库中。

特别是对于有些禁止了用户复制、粘贴操作的网页,这个一键剪藏功能就显得更为贴心。

3.简单实用的任务清单

任务清单/ToDo List 方面有很多非常专业化的应用。由于自身的工作性质,我对任务清单没有太高的要求,印象笔记就可以完全满足需要。

我的做法是将一年的工作任务放在一篇笔记里,每周做一规划,完成的任务就直接打钩。由于是多终端同步的,在手机中打字毕竟不方便,我都是在电脑客户端中进行编辑,手机可以同步查看和标记任务完成情况。

icon印象笔记-任务清单
印象笔记-任务清单
资源描述:任务清单,简单明了

4.强大的笔记搜索功能

不仅可以搜索笔记中的文本内容,还同时搜索笔记附件(如Word、PDF等格式文档)中的文档内容,非常方便。

5.PDF文档直接查看和标注

这是高级账户提供的功能,对于整理参考文献做阅读笔记,非常实用。

icon印象笔记:直接查看和标注PDF
印象笔记:直接查看和标注PDF

6.一键演示省工省力

对于比较简单的演示,比如每周工作汇报,不需要各种炫酷的动画,也就没有必要专门做一个PPT,直接用印象笔记的“一键演示”就能解决。不过这是高级账户才有的功能。

icon印象笔记高级功能:一键演示笔记
印象笔记高级功能:一键演示笔记

7.高级账户价格实惠

高级账户可以使用更多好用的功能,和有道云笔记相比,印象笔记的高级账户费用更低。目前有道云笔记的会员价格为198元/年,印象笔记的标准账户为100元/年,高级账户为120元/年(优惠价,原价150元/年)。

使用印象笔记高级账户已经5年了,但实际上我只付费了3年,我用给我赠送的印象分兑换了2年的高级会员。

印象笔记有3种帐户类型:免费账户标准账户高级账户

免费账户不支持离线笔记,意味着每次都需要联网才可以查看笔记,支持的功能也很少,除非是学生,或者使用率很低的用户,否则不推荐。

标准账户支持多平台管理资料、剪藏网页和图片搜索图像内的文字、高效共享协作、手机密码锁定、离线访问笔记、转存邮件到印象笔记。但是价格和高级账户相比差距不大,推荐直接购买高级账户

高级账户除了包含标准账户的全部功能外,还支持:PDF深度搜索Office文档搜索标注PDF文档、智能名片扫描、一键演示笔记、查看笔记历史,以及查看相关笔记及内容。这些都是好用、实用的功能。

需要注意的是,由于国内法律和政策,印象笔记分为国际版(Evernote)和国内版(印象笔记)。国际版的数据存放在国外的服务器上,同步速度会比较慢;国内版的数据存放在国内的服务器中。国际版和国内版的帐户是独立的两套系统,也就是说,你注册的是国际版帐户无法登录国内版的印象笔记,反之亦然。

想体验一下?点击这里转到印象笔记官方网站

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